IRO Research Oy kartoitti marraskuussa 2017 Alma Talentin toimeksiannosta suomalaisten yritysten valmiuksia toukokuussa 2018 sovellettavaksi tulevaan EU:n tietosuoja-asetukseen liittyen. Vastaajista 59% kuvaili tietämystään uudesta tietosuoja-asetuksesta vielä suhteellisen pintapuoliseksi ja 18% ei ollut kuullut asetuksesta vielä lainkaan.

Haasteiksi koetaan byrokratia ja resurssien riittävyys. Esimerkiksi tietosuojassa ja asetukseen valmistautumisessa vaikeinta oli vastaajien mukaan asetuksen mukaisen toiminnan osoittaminen ja dokumentointi (31 % vastaajista). Haasteita aiheuttavat myös datan hallinnointi ja suojaus (29 %) sekä tarvittavat tietojärjestelmämuutokset (28 %).

Parhaiten valmistautuneita ovat tutkimuksen mukaan yli 40 miljoonan liikevaihdon yritykset, joilla on sekä lakiasiantuntijoita että tietosuojaan erikseen nimettyjä henkilöitä. Näissä yrityksissä myös viestintä, IT ja HR osallistuvat tekemiseen, kun taas tätä pienemmissä yrityksissä asia on etenkin ylimmän johdon vastuulla.

Tutkimuksen mukaan kaikista parhaiten tietosuoja-asetuksen voimaan astumiseen ovat odotetusti valmistautuneet rekisterien ja tietokantojen kanssa työskentelevät. Kyseisen ryhmän vastaajista 54 % kokee, että heidän yrityksissään on sekä perehdytty että aktiivisesti ryhdytty tietosuoja-asetuksen vaatimiin toimenpiteisiin. Lisäksi kyseisissä yrityksissä toimenpiteet on selkeästi vastuutettu jo jollekin (64 %).

Yritykset ovat valmistautuneet tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin kouluttamalla henkilöstöä (54 % vastaajista) sekä auditoimalla toimintatapojaan (43 % vastaajista). Ulkopuoliseen konsultointiapuun on tarttunut 21 % yrityksistä. Lisätukea kaivataan vielä materiaalien ja koulutuksen muodossa.

– Tietosuoja-asetus koskettaa käytännössä liki kaikkia yrityksiä, ja se vaikuttaa moniin työtehtäviin niissä. Kyse ei siis ole vain IT- tai lakiosaston projektista, vaan kaikkien henkilötietojen kanssa työskentelevien tulisi päivittää tietonsa ja kehittää osaamistaan. Esimerkiksi asetuksen mukaista rekisterinpitäjän vastuuta ei voi ulkoistaa, muistuttaa johtaja Maria Ampiala Alma Talentin kirjat- ja koulutusliiketoiminnasta.

– Koulutuksella ja tiedonsaannin varmistamisella edistetään asetuksen edellyttämien toimenpiteiden tekemistä yrityksessä, mutta myös sitoutetaan henkilöstöä uuden asetuksen noudattamiseen käytännössä., Ampiala kertoo.

Alma Talentin IRO Researchilla teettämä kysely toteutettiin 6.-10.11.2017. Vastaajia kyselyssä oli 501.