Pieniä henkilöstö- ja asiakastilaisuuksia tilataan jopa kahden viikon varoitusajalla, ja suurempiakin kilpailutetaan ainoastaan kuukautta tai kahta ennen tapahtumapäivää. Tämä tuottaa alan toimijoille ongelmia.

"Alan nopeutunut sykli on johtanut siihen, että tapahtumatoimistot varaavat koko Etelä-Suomen tukkoon kilpailutusten yhteydessä. Valinnan jälkeen tehdään suuri työ varausten peruutusten kanssa. Se tuottaa paljon lisätyötä tapahtumatoimistojen lisäksi alihankkijoille, koska yhden pienenkin tapahtuman osalta saattaa alustavia varauksia olla useilla kymmenillä toimijoilla”, kertoo MTL Tapahtumatoimistojen puheenjohtaja Heidi Ekholm-Talas.

Markkinointiviestintäalan ongelmaksi kehittymässä aika

"Tapahtumamarkkinoinnissa tulee erittäin konkreettisesi esiin koko markkinointiviestintäalan tämän hetken yksi keskeinen ongelma: ajan puute", tiivistää MTL:n toimitusjohtaja Anne Mehtäläinen.

"Viime vuoden budjettileikkausten myötä on jouduttu tilanteeseen, jossa päätökset toteuttamisessa tehdään aivan viime hetkellä. Tarvitaan kuitenkin suunnittelua, järjestelyä, tuotantoa, toteutusta ja usein myös erilaisia alihankintasopimuksia ennen kuin tilaisuus saadaan toteutettua, printtimainos lehteen tai vaikkapa kilpailu nettiin. Toteutuksen ja suunnittelun vaatimasta ajasta ja sen vaikutuksesta lopputulokseen ja kokonaishintaan tulisikin keskustella alalla ja yhteistyökumppanuuksissa huomattavasti nykyistä enemmän."