Lopullinen valinta tehtiin shortlistalta, jossa oli tyypillisesti 3–5 toimistoa. Vastaajista 77 prosenttia sanoi, ettei maksanut erillistä korvausta kilpailutukseen osallistuneille toimistoille.
Mainostajien Liitto selvitti jäsenyritystensä markkinointijohdon kokemuksia mainostoimistojen kilpailuttamisesta kesällä 2009. Vastaajista 57 prosenttia oli järjestänyt kilpailutuksen kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana. Kaksi kolmesta mainostajasta antoi nykyiselle yhteistyökumppanilleen palautetta ja tarjosi mahdollisuutta neuvotella esimerkiksi palveluiden uudelleen organisoinnista ennen kilpailutukseen ryhtymistä.
Prosessin käynnistäjänä oli useimmiten se, että mainonta ei tuottanut toivottuja tuloksia (39% vastaajista). Muita laukaisevia tekijöitä olivat nykyisen yhteistyön toimimattomuus (29%), muutos mainostajan organisaatiossa (22%) ja periaate mainostoimistojen säännöllisestä kilpailuttamisesta (20%). Vastaajista 18 prosenttia kertoi kustannuspaineiden johtaneen kilpailutukseen.
Mainostoimistojen on ymmärrettävä entistä paremmin mainostajan tavoitteiden ja tuloksen merkitys ja sen vaikutus markkinoinnin sisältöön, jos he haluavat säilyttää asiakassuhteensa, sanoo Mainostajien Liiton toimitusjohtaja Ritva Hanski-Pitkäkoski.
Mainostajien Liitto julkaisee piakkoin ohjeet mainostoimistojen kilpailuttamiseen yhdessä Markkinointiviestinnän Toimistojen Liiton MTL kanssa.
Kilpailutus hoidetaan yrityksen omin voimin, shortlistalla 3–5 toimistoa
Suomessa ulkopuolisen konsulttiavun käyttäminen mainostoimistojen kilpailutuksessa on toistaiseksi vähäistä. Sen sijaan kolme neljästä tutkimukseen vastanneesta perusti yrityksen sisäisen ohjausryhmän, joka koostui tyypillisimmin markkinoinnin, ylimmän johdon, viestinnän ja hankinnan asiantuntijoista.
Shortlistalle valittujen toimistojen määrä oli useimmiten kolme (35%), neljä (18%) tai viisi (26%). Valintaperusteina mainittiin ennalta määritellyt kilpailutuskriteerit (61%), ohjausryhmän kokemus (45%), alan tutkimukset ja rankingit (26%) sekä tietopankit kuten Mainostajan Hakemisto (20%).
Kilpailutettavien mainostoimistojen määrä on pääsääntöisesti tulevien Mainostajien Liiton ja MTL:n ohjeiden mukainen, sanoo Ritva Hanski-Pitkäkoski.
Onnistumisen eväät: avoin kommunikaatio ja riittävästi aikaa
Lähes kolme neljästä mainostajasta oli sitä mieltä, että avoin kommunikaatio osapuolten välillä oli avainasemassa menestyksellisessä kilpailutuksessa. Myös henkilöiden kokemus, hyvä suunnittelu ja aikataulutus edesauttoivat hyvän lopputuloksen saavuttamista.
Suurin este kilpailutuksen onnistumiselle oli ajan puute. Tämän mainitsi 61 prosenttia vastaajista. Kilpailutusprosessiin kokonaisuudessaan meni aikaa 2–6 kuukautta. Myös kokemuksen ja suunnittelun puutteet sekä ylimmän johdon heikko sitoutuminen koettiin prosessia haittaaviksi tekijöiksi.
Vajaa neljännes maksoi korvauksen kilpailutukseen osallistuneille
Tutkimuksessa selvitettiin, miten yleistä erillisen korvauksen maksaminen kilpailutukseen osallistuneille mainostoimistoille oli. Vastaajista 77 prosenttia ilmoitti, ettei ole maksanut korvausta, maksamiseen päätyi 23 prosenttia.
Tekijänoikeuksien ostaminen kilpailutettavilta toimistoilta ei ole vielä yleistä Suomessa: 92 prosenttia ei ostanut oikeuksia.
Korvauksista tulisi sopia yksiselitteisesti ennen kilpailutuksen alkamista. Päätös osallistumisesta on kuitenkin aina toimistolla, toteaa Mainostajien Liiton toimitusjohtaja Ritva Hanski-Pitkäkoski.
Mainostajien Liiton kesä<>elokuussa 2009 tekemään kyselyyn vastasi 91 liiton jäsenyrityksen markkinointijohtoon kuuluvaa henkilöä. Vastaajista teollisuutta edusti 28 prosenttia, kauppaa 23 prosenttia, palvelualoja 33 prosenttia ja moniala tai muita yrityksiä 16 prosenttia.