McDavid polvituet kompressio

Toimittajakysely lehdistötiedotteiden käytöstä

maanantaina 15.05.2017 - Toimitus

Etusivu » Vieraskynä » Kirjoitus

Ajatus hukassa viestintäpalvelujen kilpailuttamisessa?

maanantaina 21.02.2005 - Tiedotus - Pentti Paulasto

Viestintäkonsultti Pentti Paulasto kirjoittaa Vieraskynäpalstalla: Viestintätoimistojen yhteisissä tapaamisissa on yhä useammin ihmetelty viestintäpalvelujen kiihtyvää kilpailuttamista ja tarjouspyyntöjen kummallisuuksia. Pitkään jatkuvan yhteistyösuhteen ja asiantuntevan kumppanuuden sijaan asiakkaat tuntuvat yhä useammin hakevan vain halpaa hintaa ja olevan valmiita vaihtamaan palvelujen toimittajaa vaikkapa projektista toiseen.

Onkohan ajatus kilpailuttamisessa karannut omille teilleen, jolloin se ei enää toimikaan asiakkaan kokonaisedun mukaisesti?

Muutama esimerkki:

Ns. kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto

Monissa tarjouspyynnöissä pyritään löytämään ’kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto’. Kun varsin usein valinnan ratkaisee tarjouksen perusteena kysytty tuntihinta, sen tuloksena asiakas ei välttämättä tiedä, millaisen palvelun toimittajan he joutuvat valitsemaan ja mikä on palvelun todellinen kokonaiskustannus.

Tällaisen tarjousprosessin kuvaan ei kuulu, että ennakkoon selvitettäisiin, onko toimittajalla sellaista osaamista ja kokemustaustaa, joka säästää myös asiakkaan aikaa. Jos asiakas joutuu opastamaan ja valvomaan palvelun toimittajaa, työtuntien määrä kasvaa ja hinnan avulla saatavaksi kuvitellut säästöt hupenevat olemattomiin. Muistuupa vain mieleen vanha sanonta viiden pennin suutarista, joka tekee viiden markan vahingon.

Ostojen minimointi ja projektien pilkkominen

Hakoteille sekä taloudellisesti että projektinhallinnan näkökulmasta voidaan joutua myös, jos asiakas viestintäpalvelujen ostojen minimoimiseksi kilpailuttaa vain osia yksittäisistä projekteista tai pilkkoo projektin eri osiin ja hakee tarjouspyynnöillä kuhunkin osaan rajattuja palvelusuorituksia. Tällainen osissa kilpailuttaminen sitoo asiakkaan ajankäyttöä ja tulee todennäköisesti kalliimmaksi kuin kunnon palvelukokonaisuuden ostaminen ammattinsa osaavalta viestintätoimistolta.

Paljon tarjouksia, paljon turhaa ajankäyttöä

Jos tarjouksia johonkin projektiin vaikkapa 15 viestintätoimistolta, ei homman tarkoituksenmukaisuutta ole vaivauduttu ajattelemaan lainkaan. Asiakkaalla kuluu huomattavan paljon turhaa aikaa tarjousten käsittelyssä. Lisäksi tarjoukset ovat keskenään niin erilaiset, että niiden vertailu ja laittaminen ’edullisuusjärjestykseen’ tuottaa vaikeuksia. Vielä enemmän turhaa työtä tehdään niissä 14 toimistossa, joilta tarjottua työtä ei kuitenkaan tilata.

Kilpailuttamalla pitkäaikaiseen viestintäkumppanuuteen

Järkevä lähtökohta on ensin selvittää, millaista viestintää yhteisö tarvitsee, jotta se tukisi tehokkaasti toimintastrategian toteuttamista. Jos yhteisöllä tällaista viestintästrategiaa ei ole, jo sen laatimiseen kannattaa käyttää asiantuntevan viestintätoimiston apua.

Hyväksytty viestintästrategia antaa hyvät lähtökohdat suunnitella ja mitoittaa oikein tarvittavat viestintätoimenpiteet. Suunnitelmaa laadittaessa syntyvät myös keskeiset linjaukset viestintäpalvelujen tuottamiseen: mitä tehdään omalla organisaatiolla ja mihin ostetaan palveluja.

Mitä teemme itse, mitä viestintäpalveluja ostamme?

Kun tiedetään, mitä tarvitaan, on helpompaa päättää, miltä osin viestintää hoidetaan omin voimin ja mihin osiin ostetaan palvelua. Harkinnan arvoisia kysymyksiä tuolloin ovat:
osaammeko itse suunnitella toimenpiteet, laatia ja muokata eri kohderyhmille ja eri välineisiin suunnattavat viestit niin, että ne vaikuttavat tarkoitetulla tavalla?
onko niiden henkilöiden, joiden vastuualueeseen (oman päätyön ohella) viestintätoimenpiteiden suunnittelu ja toteutus kuuluvat, mahdollista tai järkevää käyttää aikaa niiden tekemiseen itse?

Millaisen viestintäkumppanin tarvitsemme?

Viestintätoimistoja on monenlaisia. Jotkut ovat erikoistuneet vain tiettyihin osa-alueisiin eivätkä tarjoa juurikaan muita viestintäpalveluja. Näitä erikoistumisaloja ovat esimerkiksi: asiakas- ja henkilöstölehdet, mediaviestintä, sijoittajaviestintä, vaikuttajaviestintä (lobbaus), verkkoviestintä ja tapahtumamarkkinointi.

Osaamiseltaan monipuolisimmat all round -viestintätoimistot ovat asiakkailleen pitkäaikaisia strategisia yhteistyökumppaneita, joiden kanssa suunnitellaan toiminnan kehittämistä tukevaa viestintää sekä kotimaassa että kansainvälisesti. Molemminpuoliseen luottamukseen perustuva yhteistyö tukee kummankin menestystä. Kun viestintätoimisto palvelee asiakkaitaan monissa asioissa, se pysyy hyvin ajan tasalla siinä, mitä yrityksessä tapahtuu ja pystyy auttamaan nopeasti myös äkillisissä tilanteissa.

Jotkut viestintätoimistot keskittyvät toimimaan harvempien asiakkaiden kanssa, mutta palvelevat heitä osaavan yhteistyöverkostonsa avulla monipuolisesti ja pitkäaikaisesti. All round <>toimistot suunnittelevat ja toteuttavat viestintää, tuottavat esitteitä, lehtiä ja muita julkaisuja sekä painettuina että verkkoversioina, laativat vuosikertomuksia ja osavuosiraportteja, hoitavat media ja sidosryhmäviestintää, tuottavat ja ylläpitävät nettisivuja, valmentavat johtoa ja esimieskuntaa jne.

Markkinointiviestintätoimistot (ent. mainostoimistot) toimivat osittain samoilla alueilla kuin viestintätoimistotkin. Joillakin toimistoilla on omat viestintätiiminsä, joiden osaamisalueet ja kokemustausta vaihtelevat suuresti. Viestintätoimistot myös toimivat joissakin hankkeissa yhteistyössä mainostoimistojen kanssa.

Avainkysymyksiä valintaan

Avainkysymyksiä viestintätoimiston valinnassa ovat:

  • millaiseen rooliin viestintäkumppania tarvitsemme?
  • millaista osaamista, kokemustaustaa ja kapasiteettia toimistolta edellytämme?
  • tarvitsemmeko viestintätukea kansainvälisillä markkinoilla?
  • tunnemmeko entuudestaan nämä vaatimukset täyttäviä toimistoja?
  • onko meillä kokemuksia yhteistyöstä, millaisia?
  • keskitämmekö ostoja yhdelle toimistolle vai käytämmekö useita?
  • millä projektilla/projekteilla kilpailutamme toimistot?

Ennen tarjousten pyytämistä on syytä ennakolta tutustua esimerkiksi 4-6 niistä viestintätoimistoista, jotka parhaiten täyttävät tarvittavat perusvaatimukset. Toimiston edustajat tulevat mielellään esittelemään palvelujaan tai kutsuvat potentiaalin asiakkaan tutustumiskäynnille viestintätoimistoon. Tapaaminen antaa hyvät mahdollisuudet arvioida, miten henkilökemiat toimivat, miten helppoa ja vaivatonta vuorovaikutus on.

Yhteistyöllä saavutettavia tuloksia ajatellen tämä on vähintään yhtä tärkeää kuin tarjousten hintanumerot. Tarjous kannattaa pyytää niiltä esimerkiksi kolmelta toimistolta, joiden kanssa yhteistyö tuntuisi parhaalta.

Pentti Paulasto

Pentti Paulasto

Viestintäkonsultti, hallituksen puheenjohtaja
PP-Viestintä Oy, Helsinki

Edellinen uutinen Seuraava uutinen
 

Ota kantaa! Lähetä oma kommenttisi!

Otsikko:
Kommentti:
 

Lisää vieraskynä kirjoituksia